最近花了很多時間(總時程約 8 個月, 工作時數約 80 小時), 進行一個很小的"系統化"工作.

其中很簡單的是技術問題, 使用 Sumif , Vlookup 公式就可以處理的檔案.

最難的是"傳統口耳相傳"的做事態度, 也就是遇到一件事, 沒有參考過去的原則, 沒有以往的經驗, 只有靠工作人員的"想像".

但是查詢之後, 發現所做的事, 每個工作人員參考的原則印象都不同, 而有人擅自多給了優惠, 有人打折收費, 但還有很多沒有記錄的事項.

所以在行政上, 浪費了許多時間在確認, 人工處理, 或重新討論. 但因為做事沒有原則, 或者純粹以過去主管說了算, 甚至是工作人員自己的偏好, 而造成外界對"工作團隊"的不信任.

而系統化或資訊化, 並不是只有把資料放進電腦就可以了, 更重要的是"為什麼要放進電腦", "放哪些資料", "什麼時候會再用到?", "如何利用電腦加快處理速度?"等等因素, 才能把行政上遵循的原則一制化, 減少工作量, 增加工作彈性.