若發現校務系統內有重複的學員資料時, 建議的處理方向:

若發現校務系統內有重複的學員資料時, 建議的處理方向:

1. 未影響會計帳前, 已將發現有學員重複輸入, 則由系統做"虛"的加退選課程, 讓選課記錄集中於同一個學員資料內.
2. 將重複的學員資料, 選課記錄較少的, 把該學員姓名或適合的地方註記為"(重複)", 並註名較常用的學號以便識別,
如果學員再拿學員證來, 則考慮在學員證註記或免費換一張.

大概的原則是想到這樣, 不過因為牽涉到:
1. 會計及行政記錄的資料有哪些? 由於有對應的問題, 若舊資料直接修改, 將來會難以查核, 所以要確定相關的記錄與系統的運作記錄檔, 才能處理.
2. 由於有紙本的編碼與系統編碼兩種, 所以上面寫的要註明哪種編碼, 需要以行政上使用的為主.

再看看要找哪幾項重覆的, 後續再確認與修改, 以及下次學員報名時要注意的地方(輸入進系統要確認)

找重複或異常的經驗:
a. 身分證相同, 姓名相同 -> 幾乎確定是重覆
b. 身分證相同, 姓名不同 -> 可能有改名
c. 姓名相同, 身分證相近, 生日或通訊資料相同 -> 幾乎確定是重覆, 且身分證打錯.
d. 姓名相同, 身分證不同  -> 可能是巧合