回應同事的感想:

成功來自經驗, 經驗來自失敗, 失敗來自嘗試.
有機會就:
1. 了解現在的作業方式, 聽聽不同人的作法.
2. 把這些行政工作流程記下來, 再想想有哪些工作是重複的, 或者需要有"關卡"(請其它人處理等)
3. 將重複的事項簡化, 或設定為可以委託志工幫忙.
4. 將這樣的調整與同事討論, 或在不影響成果時, 在每次活動中嘗試.
5. 比較改變前後, 是否有增加效率, 若有, 就是新的經驗, 若沒有, 也學會這樣不適合.

例如昨天收尾有一件事情:
1. 大家都在 808 聽, 那 805 的東西該怎麼收 -> 要有紙箱跟推車, 紙箱有幾個? 推車有多少? 誰可以裝?
2. 人力有志工 5~8 位與工作人員, 推車 3 輛, "紙箱不夠". (有一個關卡)
3. 所以分出第一趟: 同事恭送委員離開, 志工 1 位收名牌, 其他志工先把咖啡包等不容易裝箱的東西拿下去, 以及收電腦等常態的工作.
4. 再請志工從辦公室拿紙箱上來. (預想到這一個步驟, 就趁工讀生下課時, 打電話請工讀生先在辦公室組裝紙箱)
5. 志工上來後, 再分批打包與送貨.

類似的情境, 妳對工作已經熟悉了, 接下來就是培養自己把這些工作的流程記下來, 也就是我會常跟妳要流程表, 再問妳每個流程間的串連, 妳也都知道, 那表示妳已經把這種流程建立在腦海中, 執行上也就不會慌亂.

而妳對這部份再熟悉一點, 還有廣度與深度再多一點, 例如昨晚跟志工隊長討論到志工會議的狀況, 表示妳也有想到了似乎該執行, 不過時程上略趕, 有些要"先把會議方向、流程、時間確定及邀約志工"就要加速了~

雖然這部份幫不上妳, 不過妳學習的速度很快(年輕人就是不一樣.... :~( ), 不用擔心主管的態度, 只要是正面的討論, 我看這兩個主管都還算理性, 只要避開慌亂中, 大家會有小情緒就好了.

加油~ 我的 MOS 就靠妳了~~~~