相信各位同仁常接到各種資料上傳的要求, 例如: 教育局(社大聯網, 學習型城市網等), 教育部委託的政大, 暨大等, 而覺得有額外的工作量, 最近教育局又多了一個終身學習網, 9/30 前要上傳.
這邊並不是想責難教育局, 反而想趁週三的終身學習會議前, 提出一些看法, 請社大內部分析看看:
1. 當行政團隊對於教育局的規格感到不適用時, 社大是否能有些共同的規格, 提出給教育局參考.
2. 當教育局或其他單位要求上傳資料時, 是否有更快速的方式?
3. 社大行政人員處理這些資料時, 是否能更善用資訊系統的功能, 簡化工作.
而以個人經驗, 則是會建議以下步驟:
1. 如果各校同意透過資訊化, 來嘗試簡化行政工作.
2. 定義出各校(與教育局)討論目前必要的資料, 及選擇性或各校各別管理的資料.
3. 屬於有共同性的資料, 建議訂出範本, 供教育局參考.
4. 分析資料流, 由輸入到輸出的部份, 並需要社大行政人員參與討論.
5. 確定資料流, 才能簡化行政工作.
6. 設計其他查詢功能.
以目前使用的流程, 例如:
準備階段: 確定各校願意參與上面的步驟
第一階段: 建立老師與課程資料共用, 簡化課程提交的工作. 並可以讓教育局查詢老師的學經歷等.
(由老師輸入資料, 社大行政人員只要下載, 就省下不少複製貼上工作, 若再善用合併列印等功能會更省事, 教育局也可以查詢到相關的分析資料.)
第二階段: 各校系統對於學員透過網路預約登記課程或上下傳與現有系統結合? (需要討論)
第三階段: 保留現有報名方式外, 若能透過網路先預約選課, 但需要在一定工作天內完成繳費才算完成. (牽涉到各校優惠, 但可行性不低.)
在這邊就簡單陳述個人所見與建議, 反正教育局目前終身學習卡的經費還擱置著, 如果善用資訊設備簡化行政工作, 應該能發揮不少效益吧.
另外也簡單做了簡報檔給大家參考:
https://docs.google.com/presentation/pub?id=151tp92_j3T-RDoI9dejbGoNalF-yVN2Z7jXGrjQnGcI&start=false&loop=false&delayms=3000
簡單建議, 給各位夥伴參考看看. 如果可以的話, 週三教育局要開會時, 就可以先初步交換意見了. (培養公民社會的一種實作方式, 不是嗎?)
