Tuesday, September 25, 2012

各位臺北市社大的夥伴好,

相信各位同仁常接到各種資料上傳的要求, 例如: 教育局(社大聯網, 學習型城市網等), 教育部委託的政大, 暨大等, 而覺得有額外的工作量, 最近教育局又多了一個終身學習網, 9/30 前要上傳.

這邊並不是想責難教育局, 反而想趁週三的終身學習會議前, 提出一些看法, 請社大內部分析看看:

1. 當行政團隊對於教育局的規格感到不適用時, 社大是否能有些共同的規格, 提出給教育局參考.
2. 當教育局或其他單位要求上傳資料時, 是否有更快速的方式?
3. 社大行政人員處理這些資料時, 是否能更善用資訊系統的功能, 簡化工作.

而以個人經驗, 則是會建議以下步驟:
1. 如果各校同意透過資訊化, 來嘗試簡化行政工作.
2. 定義出各校(與教育局)討論目前必要的資料, 及選擇性或各校各別管理的資料.
3. 屬於有共同性的資料, 建議訂出範本, 供教育局參考.
4. 分析資料流, 由輸入到輸出的部份, 並需要社大行政人員參與討論.
5. 確定資料流, 才能簡化行政工作.
6. 設計其他查詢功能.

以目前使用的流程, 例如:
準備階段: 確定各校願意參與上面的步驟
第一階段: 建立老師與課程資料共用, 簡化課程提交的工作. 並可以讓教育局查詢老師的學經歷等.
(由老師輸入資料, 社大行政人員只要下載, 就省下不少複製貼上工作, 若再善用合併列印等功能會更省事, 教育局也可以查詢到相關的分析資料.)
第二階段: 各校系統對於學員透過網路預約登記課程或上下傳與現有系統結合? (需要討論)
第三階段: 保留現有報名方式外, 若能透過網路先預約選課, 但需要在一定工作天內完成繳費才算完成. (牽涉到各校優惠, 但可行性不低.)

在這邊就簡單陳述個人所見與建議, 反正教育局目前終身學習卡的經費還擱置著, 如果善用資訊設備簡化行政工作, 應該能發揮不少效益吧.

另外也簡單做了簡報檔給大家參考:
https://docs.google.com/presentation/pub?id=151tp92_j3T-RDoI9dejbGoNalF-yVN2Z7jXGrjQnGcI&start=false&loop=false&delayms=3000

簡單建議, 給各位夥伴參考看看. 如果可以的話, 週三教育局要開會時, 就可以先初步交換意見了. (培養公民社會的一種實作方式, 不是嗎?)


幾天前想過, 社大薪資與人力流動問題, 就在想每個人在勞動市場付出, 換取薪資, 那為什麼社大的薪資通常都比較低? 最近想到幾個原因:

1. 社大行政能力並未能成為累積資歷的被重視, 其他行業可能在經驗累積或對於公司貢獻, 所以常隨年資調整, 表示在社大工作的資歷, 可能被認定為行政庶務等級.

2. 社大形象無特殊性, 與環保或其他社運團體有較鮮明的形象比起來, 社大的形象落差很大, 從"跟救國團一樣的才藝班"到"推廣公民社會"都有人想做, 但這樣的形象並不鮮明, 也較難吸引更多人認同.

3. 社大的穩定性受控於教育局/部的補助款與續約資格.

4. 社大課成收費上限受教育局/部限制, 而無法像其他大學推廣部訂出較高價格反應不同課程內容/品質的費用, 間接造成社大收入的金流受限.




而教育局的評鑑指標就往往成了束縛, 為了維生只好遷就於短期的成效或放煙火~

Sunday, September 16, 2012

給朋友的網路經營建議

朋友是個法國人類學博士, 而在摩洛哥沙漠中找到人生的期望, 目前則在臺灣教授舞蹈維生, 希望能存錢到摩洛哥生活. 對於她的網站, 個人建議為:

先不要設沙漠的粉絲團, 而是考慮另外用部落格呈現沙漠的部份. 這樣建議的考慮是:
1. 舞蹈是在台灣現有的進行中的活動, 而且參與的共同主題是舞, 已經有學員參與.
2. 而沙漠的行程都還有許多變數, 過去的記錄可以先呈現, 但是網友並沒有直接參與的動作, 如果透過部落格記錄老師的歷程, 不定期轉貼連結到 Facebook 讓大家看到就好.

要募款還是要靠一些形象或參與或至少是"給一點錢無妨", 可是老師的沙漠活動目前似乎還是以親友為主, 還沒有到一般人一看就會認同, 無論抓粉絲或募款似乎都還太早. (部落格上可以提供自由捐款方式, 或者用中/外文並列, 以 PayPal 付款, 直接吸引國際人士捐款)

我想像的客群是:
舞: 臺灣這邊的人
沙漠活動: 全世界有沙漠相關參與的人, 往國際背包客/綠黨(跨國黨派)等方面串連.

摩洛哥沙漠的部份, 我會建議老師用部落格的預約方式, 有多少先寫多少, 然後預約比如每週四刊出, 成為定期文章, 然後偶爾宣傳部落格就好, 原本就是當成寫書題材的副產品, 或者出版商同意的話, 直接以電子書實體重發行處理.

累積幾篇後, 旁邊再掛些旅遊諮詢服務或者跟旅遊頻道問問看有沒有訪談機會. 也許剛好有其他相關的人會需要, 再等看的人夠多, 再成立粉絲團.

Saturday, September 15, 2012

我的習慣:
1. 錢包內只有"基本證件", 現金(除非剛領不然不會超過 1000 ), 悠遊信用卡X1 (在南部就悠遊卡 + 一卡通);
2. 另外有一個小卡包: 生活用品店(如藥妝等)會員卡, 借書證, 第二張信用卡.
3. 這些則放在家裏: 非生活用品店(如 3C 賣場)會員卡, 其他少用的信用卡, 提款卡.
這樣除非有特別準備要購買的東西, 才會把家中的卡拿出來, 平常上下班並不會有太多現金可以消費, 就算去逛街也都會想"下次再帶會員卡來買".
早上"同事"想買 2.5" 外接式硬碟, 建議她選
1. USB3 (與 USB2 價差不大, 未來可用)與
2. 基本防震功能(慎重建議, 通常 2.5" 外接硬碟很常發生資料讀不到, 推測是使用中又晃動等狀況造成.),
容量, 外型, 價格, 品牌, 就由她自己考慮了.


Thursday, September 13, 2012

簡單說明資料庫與 Excel 應用的差異(第二篇)

為什麼會先中斷呢? 因為我去吃午餐了....
因為到剛剛看起來都是一般人會想到的事情, 可是魔鬼就在細節裏, 以個人建議, 第二件事做完之後, 應該產出了相關的資料流, 特別是包括"人"的部份, 也要列入.

以社區大學報名為例, 人潮都擠在期末成果展(優惠期)與開學前, 如果只在這段時間增加人手, 則培訓成本太高, 找人不易, 錯誤率又高, 那怎麼辦?
只要透過區隔出資料, 在報名期間只處理報名最必要的"課程-選課-學員"基本資料, 而把學員通訊方式等次要資料留在之後補充輸入. 用這種方式, 資料庫相關結構沒改, 可是改了流程及程式權限, 工作人員負責報名(因為牽涉到錢), 另外請工讀生只負責輸入資料, 這些經驗可以省下辦公室不必要的成本, 就是 MIS 的價值所在.

所以第二件事的關鍵, 就是整個流程是否適當, 牽涉到人力配置, 也就是身為 MIS 不要只去看電腦, 而是成為建議管理階層的幕僚差異, 產出的相關流程, 也是做為將來擴充的文件參考.


由於有了第二件事設計好的流程, 接下來第三件事就是選擇工具了嗎? 還沒....接下來是: 評估資料量規模與欄位定義.
第一部份, 關於資料量規模, 仍會牽涉到流程的異動, 只是這流程在於跨年度, 跨期等, 例如一般公司行號有"月報表", "季報表"等產出, 社區大學每期要繳交資料給教育部/教育局/其他政府委辦的阿里不達的單位; 而規畫時就要考慮, 如何定義這些"期", 以及每期每種資料表的量, 還有相關資料成長量的預估, 最後是過期資料的規檔方式. 例如: 發票及帳務資料可能要保留 5~10 年, 可是訂單明細大概 2~5 年, 公司的營運擴充大概每年 10% , 這樣去計算出可能的資料量.
第二部份, 依照資料量大小, 考慮欄位定義的規模, 這也是可以累積經驗的地方, 欄位大小的地義與效率是有相關的, 為了彈性而加大欄位, 處理速度就會降低, 為了加快速度而減少欄位, 將來擴充性又可能不足; 另外則是關連式資料庫為了避免人為編碼失誤, 會加上系統編碼做為 PK , 如果 PK 大小定義不當, 將來要異動也不是很容易.


第四件事, 終於要回到"簡單說明資料庫與 Excel 應用的差異"了嗎? 還沒, 先來"選擇工具要考慮的點"這道前菜.

從第三件事大概可以知道資料庫的規模了, 接下來才開始要選擇工具了. 比如一般的記帳, 用 Google 文件或 Excel 簡單記一下, 可以知道口袋剩多少錢, 銀行存褶剩 5 位數(還是 3 位整數+ 2 位小數, 本人失業中, 歡迎贊助), 沒有太多流程, 只有一個人使用, 那大概大家都會選 Excel , 不過 Excel 是商業軟體, 所以要注意一下授權問題, 也可以考慮 LibreOffice 等軟體, 功能相近.
如果規模大一點呢? 用的人多一點呢? 這時候就開始出現差異了. (總算回到正題了)
Excel 原本設計是單人使用, 所以當第二個人開啟同一個 Excel 時, 會出現"唯讀", "再通知"等訊息. 如果是關聯式資料庫, 通常已經有"鎖定記錄(Record Locking)"的設計, 只要使用者不是修改同一筆資料, 都可以各自作業.

接著, 回到第二件事設計出來的流程, 要產出的東西有多少呢? 如果需要彈性, "合併列印"可能比較好改, 如果都很固定但大量, Access 的"表單/報表"可能比較適合.

再來, 又是使用者的問題了, 要怎麼控制輸入的資料呢? 在 Excel 可以用鎖定等方式, Access 則是可以透過表單設計加上限制, 更大型的 SQL 資料庫通常透過前端程式(如 asp.net , php )加以控制.


第五件事, 剩下行政工作啦, 我要跟大家收錢了.... 才不只行政工作, 還包括程式驗證啦, 除錯啦, 寫教育訓練手冊啦, 開發票啦, 這樣才能收錢啊....不過這個在很多程式開發的文件都有提, 我就不寫了.

寫到這邊, 大概一堆人會覺得被騙了, 我的標題是在"應用"啊, 如果只看資訊工具或技術, 就是一個 IT 人員, 而這東西要如何應用, 能發揮效益, 才算 MIS 人員哦, 要再進階到 CIO , 就要再深入到人的管理及公司成本的考慮了.

大概簡單寫到這邊, 大家可以想想看, 其實從會計開始, 稽核成了公司管理的一道關卡, 而許多資料電腦化之後, 雖然有"資訊人員", 可是公司有"資訊化"了嗎? 還是把電腦當上網機+遊戲機+打字機用而已呢?

簡單說明資料庫與 Excel 應用的差異(第一篇)


昨天(9/12)到某社區大學協助撈資料給教育局, 就討論過程中有關使用資料庫與 Excel 的應用, 做了一點小比較.


不管是 Excel, Access, 或是 SQL Server 等"工具", 都是協助使用者"記錄", "描述性統計"等用途. 所以建議第一件事: 關掉電腦, 先構思自己要存放的資料規模.

例如: 我個人曾經以 Access 寫過選課系統, 大概幾萬人與幾十萬筆選課資料, 規模跟在公司跑每天數百筆訂單, 數萬項商品差很多, 可是基本原理是雷同的: "人/廠商", "課程/商品", "選課/下訂", "成績通過/驗收入庫", "退選/退貨", "預約選課未繳費/下訂後未出貨不付款".

所以第一件事, 先想想從輸入到輸出, 總共用到哪些資料, 先整理一份草稿. 如果是現有的文件, 也開始收集使用的文件樣本.

(好像忽略了 Excel ? Excel 是"試算表"軟體, 所以已經規劃好"工作表", "欄", "列"等空間, 與資料庫是由設計人員規劃需要的欄位, 使用上有所不同.)


第二件事, 則分為兩部份: 第一部份是配合工作流程, 重新檢視輸入到輸出的步驟, 這也是之後的使用者, 與規劃人員需要討論, 每一種資料的重要性, 以及各資料欄位間的"關連性"; 第二部份, 則是將資料關連性與重複性, 透過正規化的方式, 設計出合適的資料表.

這邊就是有經驗的規劃人員, 要與一般使用者溝通, 才能確保將來規格的正確性. 也是 Excel 與資料庫會有技術性差異的地方. 因為 Excel 已經有規劃好的表格呈現方式, 所以要定義資料, 也需要符合表格的設計, 當有資料關連性時, 需要透過 vlookup/hlookup 等函式來連結. 而目前常見的資料庫, 大多設計為"關連式資料庫"(以下以 Access 為例), 也就是可以依不同的"查詢"需求, 從各"資料表"撈取出資料, 再以特定欄位建立關連, 只要建立好之後, 以後無論資料規模如何異動, "查詢"都會依建立好的關連來處理. 而 Excel 若遇到資料規模增加, 則需要配合增加各欄的函式.

例如: 每天訂單有 6 萬項商品, 訂單需要記錄商品名稱, 以 Excel 需要在對應商品名稱的地方, 輸入 6 萬次 vlookup ; 如果公司規模更大, 則會超過 Excel 筆數限制, 而需要拆單, 會額外造成拆單存檔規則的變化, 以及將來若有改公式, 需要考慮異動範圍的狀況.
若是以資料庫處理, 建立的連結只有"商品編號對應商品名稱"一項, 筆數通常也較多, 檔案通常不用使用者顧慮, 但是公式異動仍是需要考慮的狀況.



為了考試不擇手段, 但, 有學到東西嗎? 還是只有死記呢?

我覺得這個"小孩的成績"陷入一個迷思了, 教育的用意是在培養人的學習態度或是訓練人的專業呢? 而以這個案例來說, 卻兩個都不是, 只是追求成績而不是追求學習的態度, 也不是培養專業, 那短期目標達成了, 接下來沒有人用高壓時, 這些學生會怎樣發展呢? 還有興趣唸書嗎? 這是我對這種作法比較疑惑的地方.

我想有個前提要先分開: "學習"與"在學校上課"是不同的.

再來才可以討論: 讀書做什麼? 出社會找工作嗎? 那工作的條件是否為目前學校教育所能提供? 為什麼很多管理雜誌都會提到"到公司還要重新訓練的成本"以及"學生畢業後要補習考證照", 表示現在的"學校教育"(並非個人學習)與社會脫軌了, 所以"在學校讀書"大多成了"應付考試"的動作.
要重新接軌, 就
是連結許多校外的比賽或進修, 企業為什麼會有辦很多獎學金, 因為這些是企業可能的發展, 鼓勵有興趣的學生參加這類比賽, 從這動作中就可以跟職場接軌.
而對進修沒興趣的人, 至少培養的是市場上的溝通能力, 學基本的英文是為了有機會了解市場與國際, 這才是國際化發展, 而不是死背英文文法或考全民英檢當目標.

所以學習是靠個人沒錯, 以前至少都有背過: "家庭教育, 學校教育, 社會教育", 並不是只有在學校才能視為學習環境.

(原文: https://www.facebook.com/mimi.ma.127/posts/483440435013757 )

Sunday, September 9, 2012

對於社區大學資訊化整理的大綱.

https://docs.google.com/presentation/pub?id=151tp92_j3T-RDoI9dejbGoNalF-yVN2Z7jXGrjQnGcI&start=false&loop=false&delayms=3000

Friday, September 7, 2012


原本會問是否要線上選課, 是因為這裏有一個"會員註冊", 個人是覺得短期內不適合放這種東西.

因為"會員"代表讓民眾在網路上有"客製化"某些東西/事的特點, 例如:
線上報名? (目前沒有)
寄送電子報? (只要電子報系統即可, 程度與一般的會員還有點差距.)
線上分析? (沒有報名資料就不會有分析, 否則就是要讓行政人員分析完再丟上去, 會加重行政人員負擔.)
現在太多網站需要註冊會員, 但如果對民眾

建議整個規畫範籌先定義一下, 例如:
第一階段: 提供終身學習單位活動公告與成果, 並提供電子報訂閱與 RSS/Atom 訂閱功能. (課程暫不放入, 但預留活動與課程將來整合的欄位)
第二階段: 結合課程公告與強化活動, 可以將課程上傳, 並把活動查詢可以透過輸入地址自動找尋最近一定時間內的活動, 結合 Facebook 自動發佈的功能.
第三階段(非公開): 在符合個資相關條件下, 建立老師開課資料庫, 社大及其他單位可以審核後自動公告.
第四階段(非公開/需要跨單位討論): 整合現有學習機構的學員資料, 確認網路報名等方式.
第五階段(不一定要做, 但要做最好跟金流有連結): 開放線上預約等(方向太廣了)

所以這樣的清單, 個人覺得是看到現有其他網站的結果, 但是中間的步驟與規劃, 建議再討論一下, 太早放上沒有功能的東西, 對民眾來說也是負面印象.
這週已經過半了, 先提出一些個人觀察的點及建議:

1. 明天(W4)下午大概整理一下, 下週有哪些需要志工的地方, 下週大概是把本週的一些東西收拾好. 準備常態的工作.
另外有些舊文件整理與歸檔, 可能要配合評鑑或同事需要而整理, 另外找:
a. 可以整理資料的志工
b. 整理好可以搬到倉庫的志工.

2. 前一項確定後, W4 與 W5 安排與聯絡. (人數應該不像這週這麼多了)
3. 如果 W4 & W5 有空, 大概 7:00 左右到穿堂觀察志工協助的概況(或者請同事幫忙, 妳們再討論)

4. 對於報名, 借用器材等流程, 大概草擬一下流程(可能由行政會議討論分工而不是全部妳執行), 再整理成志工教育訓練用的範本(評鑑也可以用). 這幾天覺得資深的志工與資淺的志工有一點落差, 資淺的志工還需要再告知可以翻哪些報名資訊來告知學員. 下次在下午志工到場時, 就可以安排同事簡單介紹與示範(大概 10~20 分鐘), 如果有資深志工可以帶, 建議初次還是有同事參與, 讓執行方向一致. 例如妳們開學前有準備的清單, 有些也許調整後可以給志工參考.

5. 有些較特殊的需求, 如器材等, 有機會的話觀察看看年輕一點的班代或學員是否可以協助, 再拉來當志工(不要太急著拉, 多觀察看看).

6. 對於學生及志工, 提早一點教育訓練.

其他的就有空再聊聊, 也許還有什麼已經健忘了... :p

Sunday, September 2, 2012


習慣從整理東西開始, 慢慢改變自己的生活.

而當我想起幾年前以 SOHO 族(根本只有一個客戶+一些親友在問 XD)身分架的網站, 還有各處的文章, 都沒有累積下來.

趁這個週末, 好好地確認每一個帳號, 也順手刪掉了某個 Blog , 那記錄著塵封在心中的某段單戀.

希望自己像陣自由的風, 目前在台北的天空吹著.